REVISTA DE ADENAG
ISSN 1853-7367
Ejemplar
N° 14 – 2024
ARTICULACIÓN DE
TIC–5'S EN LA PEQUEÑA EMPRESA METALMECÁNICA
SUGAMUXI-BOYACÁ-COLOMBIA
ARTICULATION
OF ICT–5'S IN THE SMALL METAL-MECHANICAL COMPANY
SUGAMUXI-BOYACÁ-COLOMBIA
Nidia
Stella Rincón Parra nidia.rincon@unad.edu.co
ORCID https://orcid.org/0000-0002-5956-6610
Sonia
Patricia Garzón Martínez sonia.garzon@unad.edu.co
ORCID https://orcid.org/0000-0002-7900-9918
Ana Mercedes Fraile Benítez ana.fraile@unad.edu.co
ORCID https://orcid.org/0000-0001-9765-7823
Universidad
Nacional Abierta y a Distancia - UNAD
Articulo científico
JEL: L23 Organización de la producción
CV Nidia Stella Rincón Parra
Ingeniera Industrial de la Universidad Pedagógica y Tecno - lógica
de Colombia (UPTC). Es especialista en Gerencia de Proyectos de la Universidad
de Boyacá, y posee una Maestría en Administración de Negocios de la Universidad
Nacional Abierta y a Distancia–UNAD. Docente universitaria con más de 20 años
de experiencia pertenece a UNAD CEAD Duitama en la Escuela de Ciencias Básicas,
Tecnología e Ingeniería. Es Investigador clasificación Junior Minciencias, Líder del Semillero Ideas, se ha destacado en
su labor docente y de investigación y actualmente es Directora de programas de
Maestría en UNAD.
Resumen
El presente
artículo expone los resultados parciales de una investigación centrada en la aplicación
de la herramienta 5’s en articulación con Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC), cuyo propósito principal es mejorar el proceso de
inventario mediante el análisis técnico realizado en una PYME que permitió esta
intervención para un estudio de caso. Para ello se utilizó evaluación técnica en
el contexto TIC, desde el diagnóstico de Infraestructura tecnológica posteriormente,
se definió el fin de la adopción, incluyendo mejoras en eficiencia,
productividad y calidad. Se continuó con la identificación de áreas o procesos
específicos que serían intervenidos, incluyendo la utilización de las 5’S. La
conclusión es que la fusión estratégica entre la articulación de tecnología y
la implementación de 5’s moderniza los procesos empresariales y establece
cimientos sólidos en eficiencia y calidad.
Palabras
clave: Transferencia de información. Tecnología
adecuada. Productividad. Pequeña empresa.
Abstract
This article presents the partial results of a
research focused on the application of the 5's tool and incorporation of
Information and Communication Technologies (ICT), through the technical
analysis carried out in this metalworking sector Sugamuxi
province of the department of Boyacá. In particular, it focuses on an
organization that allowed this intervention where technical evaluation from the
ICT context was used, including the following phases: Technological
Infrastructure Diagnosis Subsequently, the end of adoption was defined,
including improvements in efficiency, productivity and quality; we continued
with the identification of specific areas or processes that would be
intervened, here I include the use of the 5's.
It is concluded that the strategic fusion between the absorption of
technology and the implementation of 5's modernizes business processes and
establishes solid foundations in efficiency and quality.
Keyworks: Information
transfer. Appropriate technology. Productivity. Small business.
1 Introducción
La incorporación
tecnológica en la pequeña empresa es un proceso crucial para su crecimiento y
supervivencia en un entorno competitivo, cada vez más competitivo y
digitalizado, dado que a través de la absorción tecnológica, este tipo de
organizaciones también llamadas PYME pueden adoptar y adaptar nuevas
tecnologías y conocimientos buscando; eficiencia operativa, mejor productividad,
la calidad de productos y/o servicios, y especialmente capacidad para
satisfacer rápidamente las cambiantes demandas del mercado. Es necesario
señalar que entre los aspectos clave respecto de la importancia de la absorción
tecnológica se incluyen: mejoramiento continuo o Kaizen,
implementación de soluciones tecnológicas e innovación.
En la
PYME objeto de estudio se encuentran diferentes áreas en la planta de
producción en las que se observó que lo relacionado a inventario de herramientas
y equipos, así como materiales en proceso se realizaba manualmente y de manera
empírica; en el almacén simplemente se “guarda” el material, pero se desconocen
las cantidades, referencias, especificaciones; se hace compleja la labor de
presupuesto y el tiempo de verificación de material requerido y su localización
puede demorar hasta 30 minutos; lo cual en una sumatoria es tiempo
representativo. En este sentido la pregunta de investigación es: ¿Cómo se puede
lograr mejoramiento en el proceso de inventario de la PYME para realizar mejoras
en la gestión organizacional?
Inicialmente
se considera importante que la adopción de tecnologías adecuadas puede ayudar a
la PYME a competir en igualdad de condiciones con empresas de mayor tamaño y
trayectoria. Respecto a la implementación de soluciones tecnológicas puede
permitirles ofrecer productos y servicios de alta calidad de manera más
eficiente y para la Innovación, en la absorción tecnológica pueden idear formas
creativas de abordar los desafíos y las necesidades del mercado, al desarrollar
productos o servicios únicos; así también, la eficiencia operativa se puede
apoyar en automatizar procesos y tareas, lo que reduce los costos operativos,
permitiendo aprovechar mejor sus recursos y tiempo, y enfocarse en actividades
de mayor valor.
Otro
beneficio es el acceso a nuevos mercados a través de canales en línea,
marketing digital y plataformas de comercio electrónico, ampliando el alcance y
aumentando las oportunidades de crecimiento. La absorción tecnológica puede
ayudar a las PYME a adaptarse a nuevas tendencias y demandas del mercado,
manteniéndolas relevantes y competitivas.
Este
documento presenta los resultados parciales de una investigación en proceso centrada
en la incorporación de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC),
abordando una necesidad identificada a través del análisis técnico realizado en
el sector metalmecánico; en particular, se enfoca en una PYME que luego de un
proceso de convocatoria de manera voluntaria permitió la intervención a través
de consensos y acuerdos de acción. En una primera instancia, se presenta el
fundamento teórico que sirve de base para el proceso de intervención. Luego, se
detalla la metodología utilizada para llevar a cabo la investigación, en
tercera instancia se describe el desarrollo completo de la investigación. Por
último, se exponen las conclusiones resultantes.
2 Marco
Teórico
La relación existente entre el uso de las TIC y la
innovación empresarial ha sido ampliamente estudiada; León & Palma (2017) analizaron más
de cuarenta artículos científicos asegurando que las tecnologías
pueden proporcionar un nuevo impulso a la innovación llevando a las empresas a
diversificar sus líneas de negocios. En la búsqueda de especificaciones sobre
cómo una organización o sociedad adopta las TIC, se destaca el modelo de
Everett M. Rogers por su trabajo en el campo de la difusión de innovaciones, y
su libro clave Diffusion of Innovations; allí expone
una estructura teórica para comprender cómo las nuevas ideas, tecnologías o
innovaciones se adoptan y se difunden en las sociedades. Cabe señalar que sus
principios son fácilmente aplicables y han sido ampliamente utilizados Rogers, Singha, & Quinlan. (2014).
Rogers
expone un modelo de difusión de las innovaciones que se origina en una
hipótesis comportamental, supone que durante el proceso de difusión de un nuevo
producto, éste es comunicado a través de ciertos canales de comunicación entre
los miembros que comparten un sistema social; en dicho proceso él identifica tres
categorías de adoptantes: los innovadores, los adoptantes tempranos y los rezagados.
Se destacan los factores que influyen en la adopción e identifican ciertos
atributos de una innovación que afectan su tasa de adopción, como la ventaja
relativa, la compatibilidad, la complejidad, la posibilidad de prueba y la
observancia. Estos factores son fundamentales para comprender cómo las TIC son
percibidas y adoptadas por individuos u organizaciones.
A su
vez, McAfee & Brynjolfsson (2013), autores de
Machine, Platform, Crowd: Harnessing Our Digital Future,
ofrecen una perspectiva valiosa sobre cómo las tecnologías digitales están
dando forma al futuro de los negocios y la sociedad. Entre algunos aspectos
clave de su contribución, se pueden destacar, cómo las tecnologías emergentes, la
inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización están
transformando la forma en que se trabaja y se vive. Estos aspectos proporcionan una visión
integral de cómo las tecnologías digitales están dando forma al futuro, y cómo
las organizaciones pueden adaptarse y capitalizar las transformaciones.
Por
otra parte, la incorporación de TIC enfrenta diversas barreras pues los
recursos financieros son limitados para invertir en tecnologías para la
adquisición de hardware, software y servicios tecnológicos; Raymond, Pare &
Bergeron (1995), examinan cómo las características de
la tecnología de la información pueden estar alineadas o no con la estructura
organizativa e indagan cómo la adopción de TIC puede afectar y ser afectada por
la estructura jerárquica y los procesos internos, ofreciendo una perspectiva
relevante para la incorporación de TIC en la pequeña empresa.
Creada
alrededor del año 1960, Imai (1999) cuyo objetivo esencial es mejorar cada uno
de los puestos de trabajo, con orden y limpieza, calidad en los procesos, con
modelo de organización y seguridad en toda la empresa y cuyo resultado permite
mejorar los procesos de producción, ambiente laboral y tiempo de ciclo del
proceso, así como poder determinar oportunamente, posibles cuellos de botella
para poder corregir a tiempo Caballero León (2017; además afirman es
indispensable para la industria manufacturera, pues su aplicación no requiere
de costosas inversiones económicas, funciona en todas las áreas empresariales y
tiene énfasis en la transformación del recurso humano para la búsqueda de la
excelencia.
En lo
relacionado a las TIC 5’s es uno de los veinte pilares sobre los cuales se
soporta la filosofía de Manufactura Esbelta o Lean Manufacturing.
Arbós (2010) que consiste en desarrollar actividades de orden/limpieza y
detección de anomalías en la estación de trabajo, por su sencillez permite la
participación a nivel individual/grupal mejorando el ambiente de trabajo, la
seguridad de las personas, los equipos y la productividad. Sacristán (2005).
A su vez,
la articulación de TIC y la aplicación de los principios de las 5’s ha sido
estudiada por diferentes autores, ellos Gabilano
(2021) evidencia la relación entre la gestión TIC y 5’s cuya articulación o complementariedad se aplica y adapta
para mejorar la eficiencia y la gestión organizativa. Veamos como las dos áreas
pueden converger:
Inicialmente
en Seiri (clasificación) que implica identificar y
clasificar la información y la tecnología, elimina lo que no es esencial y
organiza lo que queda; se puede aplicar a limpieza de datos digitales,
eliminando información obsoleta y asegurando solo mantener lo necesario. Seguidamente
Seiton (orden) implica organizar de manera eficiente,
significa estructurar y organizar los archivos, el sistema documental de los
procesos de producción y datos de manera lógica. También, asegura que los
recursos tecnológicos estén dispuestos de manera ordenada y accesible.
Para Seiso (limpieza) limpia la infraestructura tecnológica, implica
realizar mantenimiento regular, eliminar malware y archivos innecesarios, y asegurar
que los sistemas estén funcionando eficientemente, procurando el rendimiento óptimo.
En Seiketsu (estandarización) se establecen estándares en los
procesos y procedimientos tanto de producción como para el uso de TIC; incluye
políticas de seguridad informática, procedimientos estándares y protocolos para
el manejo de datos, entendiendo que la estandarización facilita la adopción y
el uso consistente de la tecnología.
Finalmente,
Shitsuke (disciplina) se traduce en la disciplina
para seguir las mejores prácticas y estándares establecidos en los protocolos,
en los procedimientos y procesos, incluye la formación continua para asegurar la
actualización en el uso de las tecnologías y el cumplimiento de las políticas
establecidas.
Por otra
parte, es posible asegurar que la aplicación de los principios 5’s impactan
positivamente como se evidencia en una empresa textil de la ciudad de Lima con resultados
notables; según los hallazgos de investigación, la productividad del taller se elevó
del 64% al 72% y la eficiencia del 85% al 95%. La utilización de instrumentos
como la observación cualitativa directa y pruebas pareadas respalda la validez
de estos resultados, que demuestran una mejora general del 65.67% en la
productividad, así como mejoras notables en el tiempo y la eficiencia. Estos
resultados no solo son valiosos desde una perspectiva académica, sino que
también ofrecen orientación práctica para la implementación efectiva de la
metodología 5’s. (Brander, 2021).
Entonces,
al articular las 5’s en la adopción de TIC, se está creando un entorno
ordenado, eficiente y disciplinado que facilite la implementación pues
comparten un objetivo común: mejorar la eficiencia y la organización al lograr
una sinergia que optimice tanto los procesos digitales como los físicos. La
disciplina en el uso de la tecnología se reflejará en un entorno de trabajo más
organizado y eficiente. Las 5’s y TIC se articulan para dar respuesta a las
necesidades específicas de cada pequeña empresa, considerando su tamaño, actividad
y cultura organizacional y tal como lo aseguran Espinal,
Montoya & Arenas (2010); en Colombia es bajo el grado de implementación,
pero una adecuada gestión de almacén apoyada desde el uso inteligente de las
TIC simplifica las operaciones, reducen costos y mejoran el flujo de información.
3 Metodología
Esta investigación se desarrolla en el marco
de la línea de investigación denominada; Modelos de gestión organizacional de
la cadena de formación de industrial y del grupo de investigación SigCienty de la Universidad Nacional Abierta y a
Distancia en Escuela de Ciencias Básicas Tecnología e Ingeniería – ECBTI. El diseño metodológico para llevar a
cabo la incorporación de TIC implica una planificación detallada y una
secuencia de pasos que permite una implementación efectiva, usando la evaluación
técnica de la organización en el contexto de las TIC.
Se
trata de una investigación aplicada, descriptiva de carácter - cualitativo; construida
por los actores del sector metalmecánico. Ceballos-Herrera (2009) propone un
enfoque de estudio de caso desde lo interpretativo o hermenéutico pretendiendo
comprender e interpretar la realidad desde el método científico con el que es
posible descubrir las condiciones en que se presentan sucesos específicos; el
resultado de esta perspectiva se caracteriza por obtener conocimiento tentativo,
verificable, de razonamiento riguroso y observación empírica.
Adicionalmente,
Tamayo (2001) señala que este estudio de caso es viable en la medida en que se
observa, mide, registra y analiza la conducta de los actores involucrados en la
PYME. Yin, R. K. (2009).
Para
el desarrollo de la investigación se aplicaron rigurosamente los lineamientos
en el proceso metodológico presentado en el Gráfico 1.
Gráfico 1:
Estructura Metodológica. Fuente: Elaboración propia.
Inicialmente
en la fase diagnóstica se hizo revisión de la Infraestructura actual en la cual
se hace observación cuidadosa del problema Hernández (2011) detallando áreas
locativas, accesos, tipos de equipos, herramientas, materiales, categorías,
referencias, y flujos del proceso de la PYME; adicionalmente se indagó el nivel
de capacitación del talento humano usando entrevistas persona a persona Sánchez
(2022). En la segunda fase, se definieron de manera clara los objetivos que se
esperan lograr con la adopción de TIC, incluyendo mejoras en eficiencia,
productividad, calidad, prosiguiendo a decidir cuál es el área crítica. En este
aspecto se identifican oportunidades de mejoramiento continuo - Kaizen; que como tal, involucra a los miembros de la
organización y aunque los mejoramientos sean pequeños e incrementales, el
proceso origina resultados favorables a través del tiempo, (Imai, 1998); en
este sentido se acompañó a los colaboradores explicando detalladamente la
metodología de las 5S, primero Seiri (clasificación),
Seiton (orden), Seiso
(limpieza), Seiketsu (estandarización) y finalmente Shitsuke (disciplina) Salazar, Johao,
Benavides, Delgado & Pantoja (2020); de manera general para lo relacionado
con el almacén, incluido en el proceso de inventario.
En la
fase 3 se identificaron tecnologías disponibles y accesibles con la cual se
procedió a implementar las mejoras de 5s encontrando que Excel y aplicaciones
de gestión empresarial se adaptan a los objetivos y necesidades de la PYME.
En la
fase 4 se desarrolló un Plan de implementación de TIC paso a paso que incluyo
fechas límite, responsabilidades y recursos necesarios, prueba piloto para
evaluar la efectividad y abordar posibles problemas antes de la implementación
completa.
4.
Resultados
En el
marco de la investigación, se ha explorado la simbiosis entre la implementación
de las 5’s y la articulación tecnológica en el entorno empresarial. Esta acción
meticulosa se ha desarrollado con el objetivo de comprender cómo la combinación
de sólidas prácticas organizativas y la adopción inteligente de tecnología
impactan sobre la eficiencia y la cultura empresarial.
A
continuación, se presenta la tabla de articulación donde se vincula
estratégicamente los pasos para la adopción de las TIC y la aplicación de las
5’s.
|
Gestión de Almacén |
Adopción de TIC |
“5’s” |
Articulación |
|
|
Diagnóstico de
infraestructura y necesidades tecnológicas. |
Diagnóstico de la situación
en referencia a las 5’s. |
En el diagnóstico se crea un
espacio referido a cómo está la PYME en cuanto a las 5’s y en cuanto a
infraestructura tecnológica. |
|
Identificación de frecuencia de uso,
clasificación de herramienta, material, insumo. En especial se analizaron elementos recuperables
o sin probabilidad de ajuste y se desechó lo inservible. |
Selección de Tecnologías Adecuadas donde se
Investiga y selecciona las tecnologías que mejor se adapten a las necesidades
identificadas. Esto incluye sistemas de gestión empresarial, plataformas
colaborativas, herramientas de análisis de datos. - On
drive de Microsoft office 365. |
Seiri. Aplica la clasificación para eliminar elementos
innecesarios u obsoletos en el ámbito tecnológico, como sistemas o software
que ya no son relevantes. |
Se reorganiza el espacio de trabajo de manera que
los elementos esenciales estén fácilmente accesibles. Implica asignar
ubicaciones específicas para herramientas y equipos tecnológicos, implantar
señalética y establecer un eficiente flujo de trabajo, vinculando los
procesos productivos. |
|
Categorización y registro de información para monitoreo
del flujo de información en el almacenamiento en bodega para las funciones
recepción, almacenamiento; manejo de inventarios; procesamiento de órdenes de
producción y requerimiento de materiales. |
Capacitación del Personal: |
Seiton Organiza los sistemas y herramientas
tecnológicas de manera lógica y eficiente. |
Para aplicar el principio de
Seiton en la adopción de tecnología, identifican y
clasifican los elementos, asignan ubicaciones específicas, etiqueta y
documenta claramente cada recurso, eliminando lo obsoleto. Se optimiza el
flujo de trabajo relacionado con la tecnología, asegurando que el personal
esté capacitado e informado sobre la nueva organización. La aplicación de Seiton facilita un acceso más rápido y una adopción
eficiente de la tecnología en el entorno laboral. |
|
Limpieza de planta de producción por seguridad y
comodidad de los trabajadores; igualmente limpieza de los equipos de trabajo
se realiza con el objetivo de mantener los equipos y evitar accidentes. |
Integración de Sistemas: Asegurar que las nuevas tecnologías se integren
de manera efectiva con los sistemas existentes. La interoperabilidad es clave
para una adopción sin problemas. |
Seiso. Implica mantener un entorno tecnológico limpio
y organizado. Esto incluye realizar regulares limpiezas físicas de equipos,
organizar cables, eliminar datos obsoletos. |
En este paso se Implementa
procesos de limpieza digital para eliminar archivos y datos redundantes o no
utilizados. Esto optimiza el rendimiento de los sistemas. Es crucial
establecer protocolos claros para la limpieza y asignar responsabilidades
específicas. |
|
|
Integración de Sistemas: |
Seiketsu. (normalización) se establecen estándares y
procedimientos claros para el uso y mantenimiento de las TIC. Esto garantiza
una adopción coherente y completa. |
Para articular la
integración de sistemas con el principio Seiketsu
es fundamental establecer procedimientos estandarizados para la conexión,
operación y mantenimiento de los sistemas. La clave reside en la
documentación detallada, incluyendo manuales y diagramas, para garantizar la
comprensión y aplicación uniforme. Proporcionar un sistema de monitoreo y
realizar auditorías regulares son pasos esenciales. |
|
|
Monitoreo y Evaluación Continuo: |
Shitsuke (disciplina) fomenta una cultura de disciplina
en el uso de las TIC y la aplicación de los principios de las 5’s. Esto
implica la continuidad de las prácticas y el compromiso a largo plazo. |
Integrar la absorción de la
tecnología con la estandarización de las 5’s implica aprovechar las
innovaciones para optimizar los procesos mientras se establecen prácticas
organizativas sólidas. Incorporar tecnología significa identificar
herramientas que potencien la eficiencia, estas prácticas proporcionan un
marco estructurado para la adopción |
Tabla 1: Pasos para
integrar las 5’s en la adopción de TIC. Fuente: Elaboración propia basada en Espinal, Montoya & Arenas.
(2010). Sofyan & Syarifuddin
Syarifuddin (2015)
Posteriormente
aplicando la lista de verificación se establece en términos de hardware, un 17%
de cumplimiento donde servidores y dispositivos poseen capacidades de
almacenamiento limitadas. También se identificaron áreas de mejora en la
gestión de licencias de software y en la actualización de sistemas operativos, con
un 12% de cumplimiento. La conectividad y seguridad de la red presentan un 22%,
lo que sugiere la necesidad de efectuar ajustes para garantizar una mayor
estabilidad, la seguridad informática muestra un bajo nivel de protección.
En
cuanto al uso de tecnología en el área de producción revela tan solo un 13% indica
que con una integración deficiente, herramientas limitadas para optimizar
procesos y mejorar la eficiencia operativa. El hardware, incluyendo maquinaria
y equipos, muestra significativa obsolescencia.
Respecto
del uso de tecnología en el área de comercialización con un 18%, la tecnología
ha propiciado una forma en que estas empresas se conectan con sus clientes
potenciales, ayuda a análisis de datos y plataformas de comercio electrónico
para maximizar la visibilidad y la eficacia de las campañas, aunque aún esta
incipiente su uso.
El
uso de la tecnología en producción, con un 13%, indica que no se cuenta con la
automatización y el monitoreo en tiempo real, no se ha optimizado la eficiencia
en los procesos. En el área de administración, el uso de la tecnología, con un
16%, no se han simplificado las operaciones, facilitando la toma de decisiones
informadas y la gestión eficiente de recursos. A nivel de talento humano, el
uso de la tecnología con un 14%, no ha permitido transformar la gestión de
recursos humanos, con herramientas para la selección, formación y evaluación de
desempeño, mejorando la experiencia y desarrollo de los empleados.
Promedio valor
obtenido por área
Gráfico 2: Datos
relativos generados a partir del cumplimiento de las listas de verificación en
infraestructura tecnológica. Fuente: Elaboración propia.
A
partir de los datos, se definieron qué áreas o procesos específicos, eran críticos
y a la vez se hizo la determinación de tecnologías disponibles en el medio y
accesibles que mejor se adapten a los objetivos y necesidades de la
organización; asimismo, se evaluaron los proveedores para seleccionar aquellos
que ofrecían soluciones tecnológicas confiables y respaldadas, en paralelo se reorganizaba
el espacio de trabajo de manera que los elementos esenciales estuvieran
fácilmente accesibles, de acuerdo a lo indicado por las 5’s y en coherencia con
lo planteado para la articulación.
Como
los puntajes más bajos encontrados fueron en el área de inventario de software,
y en el área de producción, se determinaron líneas de acción, tomando como estrategias
el uso de software de Código Abierto, uso eficiente de herramientas gratuitas como
Google Docs y Sheets,
capacitación de los integrantes de la organización en el uso de dichas
herramientas, apertura de cuentas y manejo de las redes sociales. En lugar de
realizar cambios drásticos, se consideró implementar las nuevas tecnologías de
manera gradual, se identificaron las áreas críticas que se beneficiarían más de
la modernización y se realizaron mejoras paso a paso para evitar interrupciones
significativas y costosas, se buscaron asociaciones con proveedores de
tecnología que ofrecían soluciones personalizadas para las necesidades
específicas de la empresa incluyendo asesoramiento experto y opciones de
financiamiento.
En la
etapa 4, se ideó un Plan de Implementación gradual de Tecnologías de la
Información y Comunicación (TIC) que contempló una secuencia de pasos
detallados. El plan incluyó la definición de plazos límite, asignación de
responsabilidades y determinación de los recursos indispensables. Además, se
llevó a cabo una prueba piloto para evaluar su eficiencia y solucionar posibles
inconvenientes antes de realizar la implementación a gran escala.
|
Fase |
Concepto |
Descripción |
Actividad |
Tiempo |
|
|
Aprox - Sem |
|||||
|
Diagnóstico |
Línea base. |
Estado inicial de PYME bajo
5’s e infraestructura tecnológica. |
1. Conformación grupo de
implementación. |
2 |
|
|
2. Alistamiento de las
herramientas de recolección. |
|||||
|
3. Determinación de análisis
de información. |
|||||
|
4. Determinación puntos
críticos a partir de los hallazgos y evidencias. |
|||||
|
Seiri |
Separar. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. |
Clasificación del espacio de trabajo – elementos
esenciales estratégicamente ubicados. |
1. Asignar ubicaciones
específicas para herramientas y equipos tecnológicos. |
2 |
|
|
2. Etiquetar áreas. |
|||||
|
3. Establecer un flujo de
trabajo eficiente vinculando los procesos productivos. |
|||||
|
4. Clasificación
resignificada. |
|||||
|
Seiton. |
Ordenar - |
Facilitará acceso rápido y
adopción eficiente de la tecnología en el entorno laboral. |
1. Reorganiza eficientemente
los recursos tecnológicos. |
2 |
|
|
2. Identifica y clasifica
los elementos documenta claramente cada recurso, eliminando lo obsoleto. 3
capacita y sensibiliza al th sobre la nueva
organización. |
|||||
|
Seiso. |
Limpiar. Eliminar suciedad en espacios, herramientas y
equipos. |
Se implementan procesos de limpieza digital para
optimizar el rendimiento de los sistemas. |
1. Procesos de limpieza
digital. Eliminar archivos y datos redundantes o no utilizados. Establecer
protocolos claros para la limpieza. Asignar responsabilidades específicas. |
4 |
|
|
Seiketsu |
Estandarizar. Mantener y/o mejorar los
logros individuales y colectivos. |
Fundamental establecer
procedimientos estandarizados para la conexión, operación y mantenimiento de
los sistemas. |
2. Documentación detallada,
incluyendo manuales y diagramas. Sensibilización para garantizar la
comprensión y aplicación uniforme. Proporcionar un sistema de monitoreo.
Realizar auditorías regulares, diseño de lista de chequeo. |
4 |
|
|
Shitsuke |
Autodisciplina Cumplir las normas establecidas. |
Estandariza Integrar la absorción de la
tecnología con la estandarización de las 5’s Incorporar tecnología significa
identificar herramientas que potencien la eficiencia de estas prácticas. |
1.Analizar las innovaciones
para optimizar los procesos mientras se establecen prácticas organizativas.
2. Establecer protocolos de uso de las TIC. 3 adiestramiento de los usos
de los protocolos. 4. marco estructurado para
la adopción efectiva de nuevas herramientas tecnológica. |
4 |
|
Tabla 2:
Recorrido de Implementación PyME - Articulación
gradual de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Fuente: Adaptado
de Doerbessan (2006).
Nota. Los recursos
necesarios para la implementación se centran en Talento humano, Grupo 5’s, Espacio físico Equipo de cómputo, Material
didáctico, Impresora.
Como resultado es
posible evidenciar la vulnerabilidad permitiendo documentar y avanzar en el
análisis de espacios donde la posterior aplicación de las 5’s evidencie mejoras
en el área de almacén o bodega lo cual se articula con el manejo de Tic en el
proceso de control de inventarios, el cual requiere procesos de sensibilización
y capacitación para que sean los mismos colaboradores quienes realizan la categorización
y posterior etiquetado (Foto 2).
Foto 2: Proceso de sensibilización por
pequeños grupos. Fuente: Elaboración propia.
A partir de ese
momento se ingresa al almacén y se realiza la clasificación, orden y limpieza (Foto
3).
Foto 3: Estado anterior y
posterior al aplicar 3’S iniciales (derecha). Estado inicial o previo, a la derecha
posterior a aplicación. Fuente: Elaboración propia.
Una vez obtenido
el listado se procedió a la creación de la base de datos para lo cual se diseña
e implementa en Excel de manera particular para registrar las evidencias de los
avances en Gráfico 3.
Gráfico 3: Captura de pantalla creación elementos
para control de inventarios en Excel. Fuente: Elaboración
propia
Por otra parte,
se evalúo la infraestructura tecnológica en la PYME, y al reconocer el uso de
TIC se encontró que se aplicaban herramientas tradicionales en el proceso de
manejo de información y comunicación con personal técnico de los clientes, con
proveedores y con colaboradores de la misma organización, aunque dicha
comunicación igualmente presentaba necesidades de aplicar 5’s.
En relación con
el uso de TIC se realizaban comunicaciones por Gmail especialmente y se
desconocían las facilidades de ésta, por lo que se registran evidencias de
pedidos por correo electrónico, consultas para cotizaciones y también por
mensajes de texto o WhatsApp desde el celular del representante legal. En el
siguiente cuadro, tres herramientas TIC detectadas en el diagnóstico.
|
TIC |
Correo Electrónico |
WhastApp |
Mensajes de Texto |
Facebook |
|
|
|
|
|
|
|
Profesionales técnicos de empresas interesadas |
Tránsito de Información relacionada a diseño de
proyectos. |
Envió instantáneo de imágenes fotografías de
requisitos. |
Manejo de información amplia, constante e
inmediata. |
Visualización del producto. |
|
Comunicaciones de solicitud pedidos y
confirmación de entrega. |
Comunicación de dificultades, horarios de
entrega, requisitos o limitantes. |
Comunicación concreta, sobre políticas. |
Detalle de las características del producto. |
|
|
Recibe noticias especializadas. |
Comunicación informal sobre situaciones
especiales a considerar en el proyecto. |
Explora las tendencias. |
||
|
Recibe y envía comunicaciones formales. |
||||
|
Proveedores |
Detalle de órdenes de compra y especificaciones
de transacciones. |
Información legal de empresa proveedora. |
Observa el producto. |
|
|
Colaboradores |
Detalle de noticias |
Recibe información Puntual confirmación de
transacciones y entidades financieras. |
Entorno y círculos de colaboradores. |
|
|
Innovación |
Documenta y crea ideas para desarrollar nuevos
productos. |
Muestra grados de calidad en los productos. |
Tabla 3: Uso de herramientas TIC. Fuente:
Elaboración propia.
Finalmente, la articulación
se evidencia al verificar la existencia de materiales, insumos, herramientas y
equipos y la coincidencia perfecta entre la información digital y la existencia
física en planta; gracias a esto resulta posible presentar con certeza una
cotización que igualmente se creó el formato que se muestra en el Gráfico
4.
Gráfico 4: Modelo de documento cotización para
PYME. Fuente: Elaboración propia.
En la actualidad, existen diversas herramientas TIC gratuitas para el
manejo de inventarios en almacenes metalmecánicos. Algunas opciones permiten
realizar un seguimiento del stock de productos, gestionar pedidos y
generar informes detallados. Además, ofrecen control sobre el inventario,
permitiendo realizar seguimiento de los productos en tiempo real. Entre los más
usados se encuentran: Zoho inventory, Sortly, Odoo, ProfitBooks
y Rentle. Cada una de ellas ofrece
características únicas que pueden adaptarse a las necesidades específicas de
cada empresa. Es importante destacar que estas herramientas son gratuitas y
están disponibles para su descarga en línea.
5 Conclusiones
La fusión estratégica entre la absorción de tecnología y la implementación
de las 5’s no solo moderniza los procesos organizacionales y empresariales,
sino que también establece cimientos sólidos para la eficiencia y la calidad.
La adopción inteligente de herramientas tecnológicas potencia la ejecución
de las 5’s al facilitar la gestión de información y recursos, mientras que las 5’s
proporcionan un marco organizativo esencial para maximizar los beneficios de la
tecnología.
Además, fomentan un ciclo de retroalimentación y mejora continua y asegura
la adaptación constante a las mejores prácticas. La integración de tecnologías
de monitorización automatizada complementa este enfoque, permitiendo una
gestión más eficiente y consistente de los sistemas en el entorno laboral. Al
fusionar la disciplina con la adopción de tecnologías en una empresa pequeña,
se establece un marco sólido para garantizar un uso efectivo y sostenible de la
tecnología, contribuyendo a la eficiencia y al éxito a largo plazo.
Es importante
tener en cuenta que la integración de las TIC en la PYME puede ser un proceso
desafiante debido a restricciones financieras, barreras de conocimiento y
resistencia al cambio; sin embargo, con la planificación adecuada, capacitación
y estrategias de implementación, logran superar dichos desafíos y aprovechar las
oportunidades que ofrece la tecnología y la comunicación adecuadamente
gestionada.
Tal como lo
destacan diferentes autores, la incorporación de TIC, analiza la implicación
que exige la comunicación y la influencia entre compañeros de trabajo y
comunidades profesionales en este caso el grupo de pequeños industriales desempeñan
un papel vital en la adopción y difusión de nuevas tecnologías para todo el
sector.
Como lideres de PYME
la visión en cuanto a tecnologías digitales permite realizar tareas cognitivas
y físicas de manera más eficiente mejorando la dinámica organizacional, por ende,
las 5’s tienen impacto directo en la mejora de procesos y en la calidad percibida
del método y ambiente de trabajo.
Cuando se altera
las estructuras tradicionales de la pequeña industria al inicio puede presentarse
resistencia al cambio, pero la confianza en la capacidad de los colaboradores,
la sinergia, pero especialmente el aumento en la efectividad de encontrar oportunamente
un elemento, herramienta, maquinaria o equipo motiva a la colaboración masiva y
genera motivación positiva que redunda en pequeños adelantos de innovación al resolver
problemas.
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