ISSN 1853-7367
Ejemplar
N° 13 – 2023
SISTEMA DE INDICADORES PARA LA
GESTIÓN ACADÉMICA DE UNA FACULTAD
SYSTEM OF INDICATORS FOR THE
ACADEMIC MANAGEMENT OF A FACULTY
Sebastián Ruiz sruiz@fce.unrc.edu.ar
ORCID: 0009 - 0001 - 0525 - 0274
María Soledad Fernández mfernandez@fce.unrc.edu.ar
ORCID: 0009 - 0000 - 8666 - 4702
Mariela Flesia mflesia@fce.unrc.edu.ar
ORCID: 0009 - 0001 - 9096 - 2398
Colaboradora: María José Stefanini
Stefaninimariajose@gmail.com
Universidad Nacional de Río Cuarto
Análisis de Casos
Resumen
El presente trabajo se encuadra
dentro de la Incubadora de Proyectos de Investigación (IPI) 2022, convocatoria
realizada por la Facultad de Ciencias Económicas (FCE) de la Universidad
Nacional de Río Cuarto (UNRC).
En el marco de las debilidades
detectadas en el proceso de Evaluación y teniendo en cuenta las recomendaciones
expuestas en el informe final de evaluación externa de la Comisión Nacional de
Evaluación y Acreditación Universitaria - CONEAU (2020) para la UNRC,
relacionadas a continuar y profundizar de manera sostenida el proceso de
Autoevaluación Institucional que se viene realizando, en el sentido de creación
continúa del conocimiento institucional para formular diagnósticos y generar
políticas en el marco del planeamiento estratégico; desde la FCE, se pretende
dar respuesta a los objetivos establecidos para la gestión académica, en base
al desarrollo de un sistema de indicadores.
Se ha realizado la primera etapa,
logrando la construcción de los indicadores de gestión, agrupándolos, a su vez,
en diferentes dimensiones y determinando objetivos individuales para cada uno
de ellos.
Actualmente se está trabajando en
la segunda y tercera etapas, de definición y factibilidad y en el diseño y
desarrollo del sistema. En el presente
trabajo se expondrán los avances alcanzados hasta el momento.
Palabras claves: Sistema de indicadores.
Inteligencia de negocios. Gestión académica. Planificación estratégica.
Evaluación institucional.
Abstract
This work is
framed within the Research Projects
Incubator (IPI) 2022, a call
made by the
Faculty of Economic Sciences (FCE) of the National
University of Río Cuarto
(UNRC).
Within the framework
of the weaknesses
arising from the Evaluation process and taking into account the
recommendations set forth in
the final external evaluation report of the National
Commission for University Evaluation and Accreditation - CONEAU (2020) for
the UNRC, related to continuing and deepening in a sustained manner the process
of Institutional Self-Assessment that has been carried out,
in the sense of continuous creation
of institutional knowledge to formulate
diagnoses and generate policies within the framework of
strategic planning; From the FCE, aims
to respond to the objectives
established for academic management, based on the
development of a system of indicators.
The first stage
has been completed achieving the construction
of management indicators, grouping them, in turn, into different dimensions and determining
individual objectives for each of them.
Work is currently
in the second and third stages, definition
and feasibility, and partly
with the development of the design system.
This paper will present the
progress achieved so far.
Keywords: Indicator system. Business intelligence.
Academic management. Strategic planning. Institutional evaluation.
1. Introducción
Según el Plan Estratégico Institucional de la
UNRC - PEI (2017 - 2023) en materia de Tecnología de Información, se mencionan
como Fortalezas, el desarrollo de sistemas altamente integrados, con
mantenimiento de información en cantidad y calidad, aptos para tomar
decisiones. Sin embargo, en lo que respecta al Área Docencia / Enseñanza de
Grado de la FCE, se determina como problema, que el sistema de información
presenta ciertos inconvenientes. En materia de indicadores, como en el caso de
estadísticas de deserción, se señalan errores en su construcción, lo que
implica no contar con la información correcta.
Actualmente, varias decisiones se adoptan en
base a percepciones, en información cualitativa y no estructurada y se realizan
de manera extemporánea, generando una brecha entre los hechos y las acciones
realizadas, no permitiendo identificar qué tan cerca o lejos se encuentran de
los objetivos establecidos.
La UNRC dispone de más de veinticinco sistemas
integrados, compuestos por sistemas para la gestión académica/administrativa
(transaccionales) y sistemas de información (para la toma de decisiones). Sin
embargo, tales datos no son aprovechados completamente a través del uso de
herramientas tecnológicas disponibles, de tal manera que se genera un monitoreo
académico, que permita realizar gestiones a corto, mediano y largo plazo para
delinear políticas educativas.
El presente trabajo persigue el objetivo de
generar un sistema de indicadores cualitativos y cuantitativos para la gestión
académica de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de
Río Cuarto. Se espera que el mismo contribuya en los procesos de evaluación y
planificación estratégica de nuestra facultad de manera que se instaure su
utilización no solo en la gestión actual sino también en las venideras.
2. Marco teórico
La Universidad Nacional de Río Cuarto (UNRC),
en su Plan Estratégico Institucional (PEI 2017 - 2023), realiza un análisis de
su situación y a partir del mismo, identifica ejes estratégicos como
prioridades de la agenda universitaria para los próximos años dirigidos a
resolver los macro problemas detectados en la autoevaluación diagnóstica
realizada en 2017.
Dichos ejes estratégicos son los siguientes:
1.
Inclusión educativa con calidad
para todos los estudiantes de la universidad pública.
2.
Actualización y flexibilidad del
currículo en la enseñanza de grado y posgrado.
3.
Producción de conocimiento
científico, técnico y artístico con alto nivel y sentido social.
4.
Compromiso social de la
universidad mediante construcción de redes territoriales.
5.
Integralidad de la universidad
mediante articulaciones múltiples entre actores, disciplinas, funciones e
instituciones.
6.
Gestión dinámica y eficaz como
condición necesaria para el desarrollo de las funciones universitarias.
Para el desarrollo del tema del presente
trabajo, nos abocaremos al último eje, “Gestión dinámica y eficaz como
condición necesaria para el desarrollo de las funciones universitarias”, que
refiere a todas aquellas condiciones institucionales relacionadas a dimensiones
materiales, económicas, espaciales, laborales, de seguridad e higiene,
técnicas, tecnológicas, subjetivas, vinculares y comunicacionales, necesarias
para el desarrollo integral de todas las funciones de la UNRC.
Dentro de los objetivos establecidos para el
eje estratégico analizado, se propone el de incorporar las Tecnologías de la
Información y Comunicación a los procesos de gestión institucional y al
desarrollo de todas sus funciones, entendiendo que Gestión, como se menciona en
el PEI, es:
“Un proceso de tipo interactivo e
intersubjetivo, ubicado en el ámbito organizacional y orientado al gobierno de
las instituciones, que incluye dinámicas interpersonales, grupales y
organizacionales, de carácter reflexivo e intencional que, en cada caso
concreto, combinan y acentúan distintas estrategias, mediante el recurso a la
autoridad e influencia, para la satisfacción de determinados intereses y el
logro de un conjunto de objetivos” (Cantero y Celman, 2001:112).
Para el cumplimiento de este objetivo, se ha
puesto en marcha el Programa de fortalecimiento de las tecnologías de la
información y comunicación, que dentro de sus líneas de acción se incluye, el
Desarrollo de un Data Warehouse[1]
para la UNRC que permita generar información desde los sistemas transaccionales
desarrollados en la Unidad de Tecnología de la Información (UTI), que
contribuyan a la toma de decisiones para la gestión.
La UTI es el punto neurálgico para la
transferencia de datos hacia el interior y exterior del campus universitario.
Tiene como propósito principal proveer los servicios de tecnología de la
información necesarios para el normal funcionamiento operativo y de gestión
administrativa y académica de la UNRC. Para ello, desarrolla e implementa
sistemas informáticos y telemáticos que son utilizados por las distintas áreas
académicas y administrativas de la Universidad, brindando además apoyo a la
función de investigación.
Siguiendo a los autores Laudon & Laudon,
los mismos definen a un sistema de información como un “conjunto de componentes
interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de
control en una organización” (2016:15).
Los mismos contienen información diversa sobre
personas, lugares y cosas relevantes, dentro o fuera de la organización. Cuando
hablamos de información nos referimos a:
“Los datos que se han modelado en una forma
significativa y útil para los seres humanos”. Y los datos son “flujos de
elementos en bruto que representan los eventos que ocurren en las
organizaciones o en el entorno físico antes de ordenarlos e interpretarlos en
una forma que las personas puedan comprender y usar”. (Laudon & Laudon,
2016:15).
Tomando los dos conceptos arriba mencionados
estamos en condiciones de hacer referencia al funcionamiento de un sistema de
información; el mismo se resume en tres grandes actividades:
a)
La entrada, en la que se
recolectan los datos en crudo desde el interior o exterior de la organización.
b)
El procesamiento, que transforma
esta entrada en bruto en un formato significativo.
c)
La salida, que transfiere la
información procesada a las personas que la utilizarán.
d)
También se encuentra presente un
cuarto elemento que es la retroalimentación, entendida como la salida que se
devuelve a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a corregir
la etapa de entrada.
Estas actividades o elementos son los que
producen los datos necesarios para que las organizaciones tomen decisiones,
controlen las operaciones y analicen los problemas, entre otras.
Desde 2012, la UNRC cuenta con el Sistema de
Información para la Toma de Decisiones (DW – UNRC), desarrollado por la UTI y
disponible para todas las autoridades de universidad, de facultad y para toda
persona de la UNRC que requiera de información y cuente con los permisos que le
otorga la propia función que desempeña, ya sea en la gestión, planificación o
investigación; accediendo, de esta manera, a la información pertinente según
los permisos establecidos por la función que desarrolla.
Este sistema implementa soluciones de
Inteligencia de Negocios (Business Intelligence - BI). Se puede describir la BI, como un
concepto que integra por un lado el almacenamiento y por el otro el
procesamiento de grandes cantidades de datos, con el principal objetivo de
transformarlos en conocimiento y en decisiones en tiempo real a través de un
sencillo análisis y exploración. La BI entonces es el proceso de convertir
datos en conocimientos y el conocimiento en acción para la toma de decisiones.
El DW - UNRC está compuesto por un Data Warehouse
(DW), al que William Harvey Inmon lo define como:
“… una colección de datos orientada al negocio, integrada, variante en el
tiempo y no volátil para el soporte del proceso de toma de decisiones de la
gerencia” (Inmon, 2005:29).
El DW recopila datos a partir de los sistemas
que utilizan las distintas áreas de gestión en la universidad, los normaliza y
centraliza en este repositorio de datos. Podemos considerar que los datos
almacenados en el DW son de buena calidad ya que se extraen de los sistemas
transaccionales con los que cuenta la UNRC, algunos desde su inicio, son
sistemas propios, desarrollados en la UTI durante los más de 40 años de
existencia de dicha área, ajustados a la reglamentación vigente respecto a cada
temática y se encuentran integrados en la Red de Sistema Informáticos
Integrados de la UNRC (RSII).
Esto asegura la no redundancia de información,
disminuyendo la posibilidad de errores de datos al momento de su registro en
los sistemas de gestión, ya que se almacenan desde el área donde se generan y
al mismo tiempo, son visibles en múltiples áreas que así lo requieran,
facilitando la detección temprana de errores de datos si existieran. Es muy
importante asegurar la calidad de los datos que conforman el DW, ya que los
mismos son insumos para permitir producir información y conocimiento respecto a
ciertos aspectos institucionales y en consecuencia, garantizar que las
decisiones estratégicas que se tomen, se basen en una fuente confiable.
El DW conforma una base de datos
multidimensional, totalmente integrada, de rápido y amplio acceso. El sistema
tiene como objetivo estudiar los datos históricos e integrar diversos datos
dando una visión global de la información, analizar y construir indicadores
universitarios (Informe de Autoevaluación Institucional 2019:14).
Para la universidad, implementar soluciones de
BI, donde el origen de datos es el DW, aparece como la opción por excelencia
para lograr el objetivo de una gestión dinámica y eficaz, por lo tanto, el
DW-UNRC resulta ser una herramienta de alto valor institucional, ya que permite
producir conocimiento relativo a la propia institución en sus múltiples
dimensiones y sirve en el proceso de toma de decisiones para la planificación y
gestión universitaria.
El DW-UNRC contiene diversos temas o “cubos”
de análisis, sobre diferentes aspectos de la institución. La información sobre
cada tema o “cubo” puede ser analizada desde sus múltiples dimensiones; el
usuario del sistema, al seleccionar uno de los temas de análisis, debe decidir
qué es lo que quiere medir, entre la lista de opciones de medidas disponibles,
cuáles variables seleccionar para las filas y cuáles para las columnas de cada
una de las dimensiones disponibles. Es una herramienta muy potente, flexible y
bastante intuitiva, que brinda información confiable, de diferentes fuentes de
información, dando la posibilidad de que el propio usuario pueda construir en
poco tiempo distintos indicadores.
Es un sistema muy útil para la institución, si
bien se detecta que se utiliza cada vez con mayor frecuencia y autonomía,
también se evalúa que el mismo no se llega a afianzar totalmente entre las
autoridades de Universidad y/o Facultad ya que cuando requieren información, la
solicitud llega a la UTI o a las áreas técnicas de la Facultad, en lugar de que
las propias autoridades utilicen esta potente herramienta.
Uno de los motivos de la subutilización, por
parte de las autoridades, es el escaso tiempo del que disponen las mismas, para
interiorizarse en el uso de este tipo de herramientas, porque obtener
información no es tan simple como cruzar variables, sino que se debe conocer
exhaustivamente el significado de cada dimensión, las variables que involucra,
los criterios a considerar para cada una de ellas y al mismo tiempo contemplar
la construcción del indicador a consultar, lo cual no es una tarea trivial. Si
bien la herramienta permite almacenar cada uno de los análisis realizados para
que se puedan utilizar en otro momento sin necesidad de construir nuevamente el
indicador, en la práctica, esto no llega a hacerse, o es necesario revisar el
análisis particular para saber si el mismo se ajusta exactamente al nuevo
requerimiento de información.
Esta situación no solo se refleja a nivel
institucional, sino que se encuentran semejanzas en otras universidades del
Sistema Universitario Nacional, como plantea María de Lujan Gurmendi, cuando se
refiere al Sistema de Información Universitaria (SIU). Desde los inicios, uno
de los objetivos del SIU fue construir, entre otros, un sistema que apoye la
toma de decisiones, objetivo que fue alcanzado muy parcialmente ya que se
desarrolló el software, SIU-Wichi, pero no alcanzó el
nivel de uso de otros sistemas. (Gurmendi, 2019:44).
A raíz de estas realidades, se ve la necesidad
de otro tipo de herramienta, una que brinde la información sobre ciertos
indicadores relacionados con una determinada dimensión de análisis, para cuya
aplicación el usuario no tenga que construir tal conjunto de indicadores, sino
que solo los pueda consultar, medir y analizar a lo largo del tiempo. El
Sistema de Indicadores para la Gestión que se propone en el presente trabajo, satisfacerá estas necesidades, ya que contempla brindar la
información de ciertos indicadores que se construyen a partir de definiciones
acordadas por la propia comunidad universitaria y permite su agrupación en
dimensiones estratégicas de análisis. Este sistema complementa al DW-UNRC
existente, formando parte del Sistema de información para la Toma de Decisiones
de la UNRC.
El sistema estará integrado a la red RSII. Más
precisamente, será una herramienta complementaria al existente DW – UNRC.
Consecuentemente, el acceso será seguro, a través de usuario y contraseña,
mientras que el acceso a los datos estará restringido a la función que
desempeñe la persona que utiliza el instrumento y a lo que dicha función le
habilita acceder. De tal manera se garantizará la integración del sistema a la
comunidad universitaria, como así también la unívoca definición y criterio para
la construcción de los indicadores que utilizará la comunidad universitaria de
la UNRC.
El sistema podrá ser accedido desde cualquier
dispositivo, ya que será implementado a través de una aplicación web.
3. Metodología
Para el presente trabajo se han planteado los
siguientes objetivos:
General:
Generar un sistema de indicadores cualitativos
y cuantitativos para la gestión académica de la Facultad de Ciencias Económicas
de la Universidad Nacional de Río Cuarto.
Específicos:
● Identificar los objetivos estratégicos para la gestión académica.
● Diagnosticar la situación actual de la gestión académica.
● Relevar las necesidades de información de la gestión académica,
induciendo a sus integrantes a la construcción de los indicadores.
● Identificar las variables y la fuente de información que se
necesitan para construir los indicadores de gestión, que mejor recojan y
comuniquen la intención de los objetivos planteados.
● Construir indicadores cualitativos y cuantitativos de gestión.
● Diseñar el manual de identificación de cada indicador.
● Dejar elementos científicos de utilidad para futuros desarrollos
en materia de Educación Conducida por Datos, introduciendo los procesos de
gestión académica en la era de la Economía del Conocimiento.
Para poder dar cumplimiento a los objetivos
antes mencionados, se estableció un procedimiento que permitiera desarrollar el
Sistema de Indicadores para la gestión académica. El mismo se divide en etapas
que involucran varias acciones a realizar, cada una de ellas constituye la base
para la siguiente, y a medida que se vaya avanzando en su desarrollo, se
plantearán instancias de revisión y profundización. Tal cual se mencionó en la
introducción, la primera etapa ya ha sido ejecutada y actualmente nos
encontramos trabajando en las siguientes.
Primera
Etapa: Relevamiento, Indagación y análisis del estado de situación
Este momento del estudio corresponde a una
investigación sobre los posibles indicadores a utilizar en la gestión,
particularmente, la gestión académica de grado para la Facultad de Cs.
Económicas de la UNRC.
Las actividades realizadas fueron:
1.
Lectura y análisis de
documentación institucional (PEI, Informe de Evaluación Externa, Autoevaluación
institucional) con referencia a los indicadores que utiliza y/o propone la
Universidad para evaluar temas referidos a la gestión académica de grado, como
por ejemplo las trayectorias académicas de los estudiantes. Incluye
relevamiento sobre su definición y utilización.
2.
Identificación de los indicadores
utilizados por organismos que funcionan en jurisdicción del Ministerio de
Educación de la Nación, como la Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación
Universitaria (CONEAU) y la Secretaría de Políticas Universitarias (SPU),
relacionados a los indicadores de interés para este trabajo. Incluye
relevamiento sobre su definición.
3.
Recorrido por diferentes páginas
web de otras Universidades Nacionales, a fin de relevar:
a)
Información sobre los indicadores
utilizados, detectando semejanzas y/o diferencias con los indicadores
utilizados en nuestra universidad.
b)
Posibles opciones de visualización
de la información (dashboard).
4.
Relevamiento de Indicadores
regionales: Manual de Lima, Sistema básico de indicadores de INFOACES,
Universidades de la región, Red Iberoamericana de Indicadores de Educación
Superior.
5.
Entrevistas con quienes se
desempeñan en la gestión de la Facultad de Ciencias Económicas: Decano,
Vicedecana, Secretaria
Académica (ver Anexo), Director de Asuntos Estudiantiles, Directores de Carreras
entre otros, a fin de detectar las necesidades de indicadores que brinden
información para gestionar con calidad.
6.
Selección de los posibles
indicadores a considerar en el presente trabajo y determinación de las posibles
dimensiones que los agrupen.
7.
Evaluación de las diversas
herramientas informáticas para implementar el sistema
Segunda
Etapa: Definición y factibilidad
Luego del relevamiento y la selección de los
posibles indicadores pertinentes para la gestión académica de la Facultad,
llega el momento de las definiciones; por tanto, las actividades son:
A.
Definición formal de los
indicadores y su interpretación, si fuese posible.
B.
Determinación del rango de valores
posibles de cada indicador.
C.
Construcción de un marco de referencia
que permita clasificar cada uno de los indicadores, según su valor, en:
aceptable, medianamente aceptable y requiere asistencia.
D.
Análisis de factibilidad técnica
para la construcción de los indicadores propuestos, según las definiciones
establecidas. Incluye identificar fuentes de datos y analizar la calidad del
dato.
E.
Presentación al equipo de gestión
de la Facultad, de la propuesta de indicadores con sus definiciones para su
discusión y aprobación. En esta instancia, tan relevante del trabajo, es
necesaria y fundamental la participación de todos los representantes
involucrados. Un instrumento de estas características no podrá ser útil si el
mismo no ha sido apropiado por quienes se ha previsto que lo utilicen.
F.
Determinación de las
especificaciones técnicas sobre las que se implementará el sistema: la
herramienta informática que se utilizará para desarrollar el sistema, donde
estarán los datos, cuál es la información pública, cual es la información
exclusiva para la gestión, cómo se determinan los accesos en el sistema y en la
base de datos, entre otras.
G.
Análisis de las diferentes
alternativas de diseño.
Tercera
Etapa: Diseño del Sistema de Indicadores para la gestión
Con la propuesta de indicadores aceptada por
la Facultad en general y por el equipo de gestión en particular, es posible
comenzar a diseñar el instrumento que se utilizará para la gestión académica.
Las actividades involucradas son:
1.
Agrupación de los indicadores para
su visualización, incluye considerar:
a)
Determinación de los “Objetivos
Estratégicos” que surgen de las etapas anteriores y en base al agrupamiento
natural de los indicadores.
b)
Diseño de los diferentes Dashboard,
considerando el relevamiento de la primera etapa, la relación entre indicadores
y los objetivos estratégicos emergentes.
c)
Determinación de las diferentes
alternativas de diseño.
2.
Determinación de alertas para
mostrar, según el rango de valores posibles, los valores esperados y los
valores reales. Incluye:
a)
Selección de los tipos de gráficos
o la forma para mostrar dichas alertas.
b)
Verificación y análisis de los
casos críticos o límites.
3.
Establecer los criterios de
validez y confiabilidad del diseño del instrumento. Se considerará, por
ejemplo, la correcta construcción matemática de indicadores; valores correctos
para los indicadores construidos (utilizando un procedimiento de control
mecánico, wild code
check, control de coherencia); control del
comportamiento de la herramienta para los casos y valores críticos (haciendo
una valoración de la plausibilidad de los resultados); evaluación de los
tiempos de procesamiento aceptables, testeo del funcionamiento y principalmente
de validez (que mida lo que tiene que medir).
4.
Determinación de los accesos a la
información, que se le brinda a los usuarios del Sistema de indicadores, según
la función que ocupa el mismo en la gestión
5.
Presentación institucional del
Sistema de indicadores para la gestión de la Facultad de Ciencias Económicas en
los distintos ámbitos de la UNRC.
4. Desarrollo
Actualmente, y luego del exhaustivo
relevamiento y estudio de los indicadores institucionales, nacionales y
regionales, se ha podido avanzar en la construcción de indicadores
cuantitativos y cualitativos de gestión a considerar en el Sistema de
Indicadores a proponer, teniendo en cuenta los aspectos a evaluar y las
variables previamente definidas. Asimismo, se han agrupado en diferentes
dimensiones y se han determinado objetivos individuales para cada uno de ellos,
tal cual se puede apreciar en las siguientes tablas:
|
Dimensión |
Tipo |
Indicador |
Objetivo
particular |
|
Población Estudiantil [2] |
Cualitativo |
Socio Demográfico (Edad, género, hijos, estado civil, procedencia). |
Diagnosticar la población de estudiantes que conforman las
actividades académicas de la FCE. |
|
Socio Educativo (secundario, nivel educación padres, estudiantes primera
generación). |
|||
|
Socio Económico (Trabajo padres, trabajo estudiantes, becas). |
|||
|
Cualitativo / Cuantitativo |
Socio Académico (promedio, avance en la carrera, eficiencia, productividad). |
Tabla
1: Dimensión Población Estudiantil. Fuente: elaboración propia.
|
Dimensión |
Tipo |
Indicador |
Objetivo
particular |
|
Trayectoria Académica del Estudiante |
Cuantitativo |
Ingreso (Evolución Aspirante, Evolución Ingresante, Relación
Ingresante/Aspirantes). |
Medir el desgranamiento en la primera vinculación con el
estudiante entre la etapa de Actividades de Ingreso y el inicio del primer
cuatrimestre de la carrera. |
|
Permanencia (Abandono, Rendimiento Académico: efectividad, productividad,
cursado, exámenes, promedios). |
Indagar en qué medida favorecen las distintas instancias de
exámenes y dispositivos académicos puestos a disposición para que los
estudiantes avancen de acuerdo con la duración teórica de la carrera). |
||
|
Egreso (Evolución del Egreso, Tasa de Egreso, Duración
Real y Teórica). |
Cuantificar la brecha establecida entre la duración real y
teórica en el egreso de los estudiantes. |
Tabla
2: Dimensión Trayectoria Académica del Estudiante. Fuente: elaboración propia.
|
Dimensión |
Tipo |
Indicador |
Objetivo
particular |
|
Perfil Docente |
Cualitativo / Cuantitativo |
Planta Docente según Rango de Edad. Planta Docente según Antigüedad. Planta Docente según sexo. Planta Docente según categoría (cargo). Planta Docente según sexo y categoría. |
Diagnosticar el plantel docente de acuerdo al aspecto socio
demográfico. |
|
Cuantitativo |
Porcentaje de cargos docentes, según categoría, comparados con
otras UUNN. Planta docente según situación (efectivo, contratado, interino). Distribución de la planta docente según dedicación. Porcentaje de cargos docentes, según dedicación comparados con
otras UUNN. |
Diagnosticar el plantel docente de acuerdo a los criterios de
agrupamiento de RRHH en comparativa con los de otras UUNN. |
Tabla
3: Dimensión Perfil Docente. Fuente: elaboración propia
|
Dimensión |
Tipo |
Indicador |
Objetivo
particular |
|
Carrera Docente |
Cuantitativo |
Tiempo de permanencia en la categoría. Tiempo de permanencia en la dedicación. Tiempo de permanencia en la situación. |
Medir los tiempos de permanencia de los docentes en: categoría,
dedicación, situación con la intención de contrastarlo con el régimen de
carrera docente reglamentado en general por la UNRC y en particular por la
FCE-UNRC. |
Tabla
4: Dimensión Carrera Docente. Fuente: elaboración propia
|
Dimensión |
Tipo |
Indicador |
Objetivo
particular |
|
Relación Docente/Estudiantes [3] |
Cuantitativo |
Relación Simple |
Medir la relación docente/estudiante por Facultad. |
|
Relación estricta considerando la dedicación docente. |
Medir la relación docente-estudiante considerando la dedicación
docente. |
||
|
Relación ajustada a la dedicación específica de la docencia. |
Medir la relación docente-estudiante considerando la dedicación
docente, considerando el resto de las actividades docentes: extensión,
investigación y gestión. |
Tabla
5: Dimensión Relación Docente / Estudiantes. Fuente: elaboración propia
|
Dimensión |
Tipo |
Indicador |
Objetivo
particular |
|
Plan de Estudio |
Cualitativo / Cuantitativo |
Asignaturas “cuello de botella”. |
Identificar las posibles causas de ralentización del cursado de
cada una de las carreras y modalidades conjuntamente con la eficiencia y productividad
en el cursado y en sus exámenes finales. |
|
Asignaturas: resultado del Cursado en los últimos años. |
|||
|
Asignaturas: resultado de los exámenes en los últimos años. |
Tabla
6: Dimensión Plan de Estudio. Fuente: elaboración propia.
Lo anteriormente expuesto corresponde a la
primera etapa referida al relevamiento, indagación y análisis del estado de
situación y, al mismo tiempo, pretende dar respuesta al objetivo específico de
llevar adelante la construcción de indicadores cualitativos y cuantitativos de
gestión.
A su vez, dentro de los objetivos específicos
se han señalado, entre otros, el de diseñar el manual de identificación de cada
indicador, relacionado a su vez con la etapa 2 de la metodología. En las
siguientes páginas se expone el mismo. Cabe aclarar que solo se ha trabajado
con las dimensiones “Población Estudiantil” (Tabla 1) y “Trayectoria Académica
del Estudiante” (Tabla 2). Los indicadores, se encuentran en etapa de revisión
y ajuste, por ello podrían sufrir modificaciones.
|
Indicador |
Definición |
Fórmula |
|
Relación Ingreso/Aspirante |
Porcentaje de aspirantes a una carrera que
efectivamente ingresaron. |
donde:
|
|
Relación entre la Duración Real y Teórica de
la carrera |
Promedio de tiempo real que han requerido
los egresados de un año académico para finalizar su carrera. Dicho tiempo se
mide en carreras, a través de la relación entre el Duración Real que
necesitaron los estudiantes para finalizar sus estudios en una carrera y la
Duración Teórica de la misma. |
donde:
|
|
Relación Ingreso/Egreso |
Porcentaje de estudiantes que logran
culminar sus estudios de una carrera respecto a la cohorte de ingreso del año
en el que egresan |
donde:
|
|
Egresados primera generación |
Porcentaje de egresados cuyos progenitores
han alcanzado como máximo el nivel secundario completo. |
donde:
|
|
Estudiante primera generación |
Porcentaje de estudiantes efectivos
(Ingresantes o Reinsciptos) cuyos progenitores han
alcanzado como máximo el nivel secundario completo. |
donde:
|
|
Tasa de crecimiento Ingreso – últimos 10 años |
Porcentaje del crecimiento de ingresantes en
relación a 10 años atrás respecto al año académico considerado |
donde:
|
|
Tasa de crecimiento [4] Efectivos – últimos 10 años |
Porcentaje de estudiantes efectivos en
relación con 10 años atrás respecto al año académico considerado |
donde:
|
|
Tasa de crecimiento Egreso – últimos 10 años |
Porcentaje de estudiantes egresados en
relación con 10 años atrás respecto al año académico considerado |
donde:
|
|
Eficiencia en Cursado [5] |
Porcentaje de estudiantes que regularizan o
promocionan asignaturas en un determinado año académico, respecto al total de
estudiantes que cursan efectivamente una asignatura. |
donde:
|
|
Eficiencia en Exámenes[6] |
Promedio de la eficiencia de los estudiantes
en un determinado año. La eficiencia se construye a partir del
cociente entre la totalidad de materias aprobadas (en examen final) y la
totalidad de materias rendidas (con nota aprobado o desaprobado, no se
consideran los ausentes, ni el tribunal no conformado ni los paros) por cada
uno de los estudiantes. El valor 1 indica mayor eficiencia. (García de Fanelli,
2014). |
donde:
|
|
Productividad anual |
Promedio de la productividad de los
estudiantes que aprobaron asignaturas en un determinado año. La productividad se construye a partir del
cociente entre asignaturas aprobadas (por examen o promoción) y cantidad de
años transcurridos desde el ingreso. Es más productivo el estudiante con
mayor cantidad promedio de materias por año. |
donde:
|
|
Tasa de abandono acumulada |
Porcentaje de estudiantes de una cohorte de
ingreso que no se reinscriben ni egresan en los siguientes años académicos. |
donde:
|
Tabla
7: Manual de identificación de indicadores. Fuente: elaboración propia.
|
Año académico |
Es
el período comprendido entre el 1 de abril del año |
|
Año lectivo o calendario |
Es
el período comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre de un mismo año. |
|
Período lectivo |
Son divisiones internas del año académico: 1º cuatrimestre, 2º
cuatrimestre, etc. |
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Año académico de ingreso |
Es el año académico en el que un/una estudiante inicia una
carrera habiendo cumplido todos los requisitos administrativos y académicos
necesarios para el ingreso. Se determina a partir de la fecha de inscripción
a la primera unidad curricular de la carrera. Todos los estudiantes que
comparten el mismo año académico de ingreso de una carrera determinada
constituyen la misma cohorte de ingreso. |
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Año académico de egreso |
Es el año académico en que un/una estudiante aprueba todas las
obligaciones curriculares previstas en el plan de estudio de una carrera
determinada. Se determina a partir de la fecha de aprobación de la última
unidad curricular. |
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Aspirantes |
Estudiantes que aspiran a una carrera, pero no han sido
verificados o no han cumplido con los requisitos de ingreso establecidos por
la UNRC, por ejemplo, adeudan el certificado de culminación del secundario. Todo estudiante antes de ser ingresante es aspirante en la UNRC.
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Ingresantes |
Estudiantes que aspiran a una carrera y han cumplido con los
requisitos de ingreso establecidos por la UNRC. |
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Reinscriptos |
Estudiantes que ingresaron en años anteriores a una carrera y se
reinscriben o readmiten a la misma. |
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Efectivos |
Estudiantes Ingresantes o Reinscriptos y censados. |
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Egresados |
Estudiantes que han cumplido con todas las obligaciones
curriculares previstas en el plan de estudio de una determinada carrera. |
Tabla
8: Glosario. Fuente: elaboración propia
Paralelamente se ha comenzado a diseñar el
instrumento que se empleará para la gestión académica, la herramienta
informática que se utilizará para desarrollar el sistema y las alternativas de
diseño, es el Power BI[7].
El acceso a la información se realiza por
medio del Sistema de Información de la UNRC (SISINFO), este será seguro, a
través de usuario y contraseña, mientras que el acceso a los datos estará
restringido a la función que desempeñe la persona que utiliza el instrumento y
a lo que dicha función le habilita acceder, en este caso los perfiles de
usuarios pueden ser: autoridad de la UNRC, autoridad de Facultad, equipo
técnico y desarrollador. Esto garantiza la integración del sistema a la
comunidad universitaria, como así también la unívoca definición y criterio para
la construcción de los indicadores que utilizará la comunidad universitaria de
la UNRC a través de dicho sistema.
A continuación, se presentan las imágenes del
modelo que se está desarrollando con algunos paneles de ejemplo[8]:
Imagen
1: Panel del Perfil de Usuario. Fuente: https://sisinfo.unrc.edu.ar/
Imagen
2: Panel de Consultas. Fuente: https://sisinfo.unrc.edu.ar/
Imagen
3: Panel de Indicadores. Fuente: https://sisinfo.unrc.edu.ar/
5. Conclusiones
Podemos afirmar que la implementación de un
sistema de indicadores en la gestión educativa tendría un importante impacto
positivo, entre los cuales se pueden mencionar:
1.
Los indicadores permitirán evaluar
y monitorear diversos aspectos de la educación, como la trayectoria académica
del estudiante, brindando a los responsables de la gestión académica, la
capacidad de identificar áreas problemáticas, para fortalecer y mejorar.
2.
Estos indicadores proporcionarán
una base para evaluar la efectividad de los programas educativos, ya que brindarían
una forma objetiva de medir el progreso y el rendimiento de dicho programa de
estudio.
3.
La disponibilidad de contar con
datos e indicadores, aumentaría la transparencia en la gestión educativa, al
permitir a los diferentes actores del sistema, como padres, docentes,
estudiantes y la sociedad en general, supervisar y evaluar el desempeño de
dicho sistema; además de generar el involucramiento de estos actores en el
diseño y la selección de diferentes indicadores para aumentar su aceptación y
utilidad.
4.
Un sistema de indicadores eficaz
permitiría asignar recursos de manera más eficiente, ya que los responsables de
la gestión pueden identificar áreas que requieren más inversión y aquellas
donde los recursos pueden redistribuirse de manera más efectiva.
5.
Se proporcionarían datos concretos
y objetivos para respaldar la toma de decisiones y evitar que las mismas se
basen únicamente en suposiciones, percepciones o intuiciones, permitiendo que
las políticas y estrategias sean más efectivas.
6.
Un sistema de indicadores promovería
una cultura de mejora continua en el sistema educativo, donde la
retroalimentación constante y la adaptación son fundamentales para alcanzar mejoras
sostenibles.
7.
Dadas las características del
sistema y la herramienta utilizada, y la fuente de obtención de los datos en la
universidad, permitiría su proyección al resto de las facultades que integran
la UNRC.
8.
Un sistema de indicadores como el
que se propone contribuiría a una gestión dinámica y eficaz, ya que permite
evaluar a lo largo del tiempo el impacto de las acciones propuestas en el Plan
Estratégico Institucional y decir que tan cerca o lejos estamos de las metas
propuestas en el PEI 2017-2023
Cabe mencionar en este apartado que el
proyecto está en plena etapa de ejecución, con lo cual solo podemos arribar a
conclusiones parciales de lo desarrollado hasta el momento, las cuales se
presentan a continuación.
Se ha podido avanzar en la construcción de
indicadores cuantitativos y cualitativos de gestión, teniendo en cuenta los
aspectos a evaluar y las variables previamente definidas. A su vez se han
agrupado en diferentes dimensiones y se han determinado objetivos individuales
para cada uno de ellos. Este es el puntapié inicial para poder confeccionar un
sistema de indicadores que sea pertinente, permita una visión integral e
interrelacionada, sea útil para gestionar, contenga datos de calidad y sea
oportuno, accesible y comprensible.
Se ha comenzado con la implementación del
sistema utilizando la herramienta Power BI, una de las herramientas de
inteligencia empresarial más potentes en la actualidad. Se optó por esta
herramienta por la vasta experiencia de uso que tiene la Facultad de Ciencias
Económicas y la posibilidad de acceder a su capacitación que se brinda en la
asignatura Gestión Informatizada. Con dicha herramienta se pueden extraer los
datos desde diferentes y variadas fuentes de información, permitiendo
transformar dichos datos y modelarlos en un diseño propicio para su análisis
según las dimensiones que hemos construido previamente en este proyecto.
Power BI es una herramienta útil para
construir tableros de control (dashboard) para
el Análisis de Datos. Permite construir los indicadores previamente definidos y
una amplia variedad de visualizaciones para mostrar dicha información, una vez
definidas las distintas visualizaciones se pueden configurar las interacciones
entre las mismas en cada dimensión, implementando los filtros cruzados. De esta
manera, los “datos” se transforman en “información” y dicha información en
“conocimiento” para la Toma de decisiones en tiempo real, que el usuario final
del sistema de indicadores requiere.
Otras de las potencialidades de Power BI es la posibilidad de
Minería de Datos, utilizando los algoritmos de Inteligencia Artificial que
posee, para dar respuestas a preguntas que se puedan definir. Como por ejemplo
¿Qué relación existe entre los ingresantes Primera Generación y el nivel de
educación del padre/madre? Analizar ¿Cuáles son las posibles causas de la
deserción que muestra el indicador sobre una cohorte de ingreso en particular?
En esta primera etapa, el proyecto está
acotado a implementar tableros de control para cada una de las dimensiones
diseñadas. Hasta el momento se han implementado las dimensiones de grado:
Ingresantes, Egresados, Permanencia, Perfil del Estudiante, Tasa de
Crecimiento, Cursado, Exámenes y Perfil Docente. Considerando estas
dimensiones, se ha elaborado el manual de identificación de indicadores, con su
correspondiente glosario de términos, se ha determinado el rango de valores
posibles de cada indicador y su factibilidad técnica para la construcción. Se han identificado las fuentes de los datos
a utilizar y, por último, para la implementación de cada tablero de datos, se
han determinado los accesos en el sistema.
Se espera que el sistema contribuya en el
proceso de planificación estratégica de nuestra facultad, no solo en la gestión
actual sino también en las venideras, como así también poder socializarlo al
resto de las facultades de la UNRC con el fin de lograr un sistema de
indicadores institucional. La implementación de esta primera etapa, se va a
poner en funcionamiento en la Facultad de Cs. Económicas, en donde se van a
validar los indicadores definidos. Las próximas etapas son:
1.
“Sintonía fina del sistema”: el uso del sistema en la Facultad de Cs.
Económicas y la retroalimentación recibida, serán insumos para ajustar los
indicadores si fuese necesario, como así también las visualizaciones y/o
incorporación de información extra en los distintos tableros.
2.
Expandir el sistema al resto de
las Facultades de la UNRC
3.
“Sintonía fina del sistema”: nuevamente, pero ahora involucrando a
representantes de todas las facultades, a través de reuniones participativas y
deliberativas para lograr acordar la adopción institucional del sistema de
indicadores para la gestión académica de grado de la UNRC.
Es importante destacar, como uno de los
pilares fundamentales para el éxito del sistema, que se cuenta con muy buena
calidad de los datos. Esto no sólo se traduce en información confiable y
precisa para utilizar en la tomar decisiones, sino que además conlleva un
cambio cultural en la institución donde se revaloriza la información almacenada
y se comienza a pensar en la información necesaria a almacenar para futuros
análisis, complementar la información existente y sin perder las series
históricas. Un ejemplo concreto se presenta al analizar el indicador de la
eficiencia en el cursado, en la cual tiene un gran impacto la condición de fin
de cursado, específicamente la condición de libre y su detalle (libre por
parcial, libre no comenzó, libre por ausencia), donde surge la necesidad de
almacenar los resultados de los exámenes parciales de los estudiantes para un
estudio más minucioso.
Se espera que el Sistema de Indicadores se
instaure institucionalmente y que se vaya ampliando de acuerdo con las
necesidades estratégicas de la misma. En esta primera etapa se abordaron
algunos indicadores académicos de grado, la próxima etapa será incorporar un
tablero de control focalizado en la trayectoria académica de los estudiantes, a
su vez se proyecta innovar, incorporando Inteligencia Artificial a nuestro
Sistema de Indicadores, con el fin de poner a disposición de la institución un
herramienta con tecnología de actualidad que colaboren a una gestión cada vez
más dinámica y eficaz.
El fin último de este sistema es poder mejorar
la toma de decisiones, de manera que las mismas se basen en indicadores que
permitan evaluar y comunicar los resultados obtenidos en comparación a los
resultados esperados, de esta forma se podrán identificar los desvíos de manera
clara y precisa y será posible implementar acciones de mejora en nuestra
Facultad, haciendo así una gestión más eficiente y de calidad.
6. Referencias
Cantero, G. y Celman S. (2001).
Gestión escolar en condiciones adversas. Buenos Aires. Santillana.
Comisión Nacional de Evaluación y
Acreditación Universitaria (CONEAU). (2020). Informe Evaluación externa
Universidad Nacional de Río Cuarto. https://www.unrc.edu.ar/descargar/informe-UNRC-coneau.pdf
Gurmendi, M. (2019). ¿Los
sistemas de información se han insertado en el ámbito de las universidades
públicas de Argentina? FACES, Año 25 N° 53, ISSN
0328-4050
Inmon, W. H. (2005). Building the Data Warehouse ‐ Fourth Edition. Wiley Publishing.
Laudon, K.C. y Laudon J. P.
(2016). Sistemas de información gerencial. México. Pearson Educación.
Universidad Nacional de Río Cuarto
(UNRC). Plan Estratégico Institucional. (2017-2023). https://www.unrc.edu.ar/descargar/pei-2017-2023.pdf
Universidad Nacional de Río Cuarto
(UNRC). Informe de Autoevaluación Institucional. (2019). https://www.unrc.edu.ar/descargar/informe-autoevaluacion.pdf